社内の備品や消耗品の在庫を管理する時、どうやって在庫を把握していますか？
倉庫に管理票を置いてチェックを行い、定期的に棚卸をして、数量が違えばまた一から数え直す。
管理票の数が合わなかったり、倉庫に行ってみないと在庫状況を把握できないなどの苦労をしたことはありませんか？
こういった手間をなくすために、チャットワークアカデミー管理部では在庫管理に「Google™スプレッドシート」を使用しています。
「Google スプレッドシート」を使用することで、在庫状況と備品担当者をリアルタイムで共有することが可能です。
準備するツール・ソフトウェア
- Google スプレッドシート
リアルタイムで在庫状況を共有するメリット
「Google スプレッドシート」を活用し、リアルタイムで在庫状況を共有することにより、高価な在庫管理システムや、支社ごとに管理部門を置くことは不要となり、コストや無駄な人手を大幅に削減することができます。
変更履歴を管理することで不正を防止
また、「Google スプレッドシート」には、シートの内容に変更があった場合、メールで自動的に通知してくれる設定があります。
この設定により、「いつ」「誰が」「どのような変更を加えたか」を把握し、変更履歴を管理することも可能です。
細かい権限を設定できる
「この人には在庫状況だけを見せたい」「この人にはオフィスの備品担当者として、在庫数を記入して欲しい」などの役割に応じて細かい権限を設定することが可能です。
場所・時間に関わらずリアルタイムで情報共有・共有編集可能な「Googleスプレッドシート」をぜひご活用ください。
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