出張の際は「旅費日当」を支給して節税する

旅費日当とは「旅費、宿泊費に含まれていない出張中の少額の諸雑費の支払いにあてるもの」をいいます。出張した際には普段使わなくてもよいお金を使ってしまうので、その費用を会社が実費弁償するために支給するものです。

会社の役員や従業員が出張を行った場合、旅費規程にもとづいてこの旅費日当を支給することで節税することができます。

旅費日当がなぜ節税となるのか？

旅費日当は会社が役員や従業員に対して支給するものですが、通常の給与と違って非課税所得となるため、受け取る役員・従業員には税金がかかりません。そして会社側から見ると旅費交通費などとして経費に算入できるため節税となります。

ただし旅費日当として支給する金額は、その出張について通常必要であると認められる金額でなければ非課税とはなりません。通常必要と認められる金額を超えるものについては給与として課税されてしまいますので、ただ旅費日当を高額にすればするほど節税になるわけではない点には注意が必要です。

出張旅費規程を作成しましょう

（非課税とされる旅費の範囲）は所得税法基本通達9-3で以下のように規定されています。

その支給額が、その支給をする使用者等の役員及び使用人の全てを通じて適正なバランスが保たれている基準によって計算されたものであるかどうか。
その支給額が、その支給をする使用者等と同業種、同規模の他の使用者等が一般的に支給している金額に照らして相当と認められるものであるかどうか。

1.の「適正なバランス」については、役職などによって金額の基準を設けている企業が多いようです。2.では旅費日当の適正な額について、同業他社などの金額と比較して高額すぎない金額でなければいけないとしています。

これらの役職ごとの基準や金額などを規定するのが「出張旅費規程」となります。

旅費日当は旅費規程を作成してからでないと支給できません。規程がないのに旅費日当を支給してしまうと、その金額は給与として課税されることになります。また、この旅費日当は役員のみに限定して支給することはできませんので、全体的に負担が増えることも考慮する必要があります。経営者の出張がほとんどで、かつ頻度の高い会社は旅費規程の採用を検討されることをおすすめします。

出張旅費規程を作成するポイント

出張旅費規程を作成するポイントについては以下のとおりです。

1. 目的を決めます

はじめに目的を定義しましょう。おおむね下記のような文章になります。

この規定は、就業規則第〇〇条の規定に基づき、役員および社員が業務のために出張する場合の手続および旅費に関して定める。

2. 適用範囲を決めます

上記にも記載しましたが、対象者は役員を含む全社員です。

本規定は、原則として役員および正社員に適用する。但し、正社員以外の者であっても役員の承認を得ている場合は、本規定を適用することができる。

3. 出張の定義を決めます

出張とは、通常勤務地を起点として目的地までの距離が片道〇〇キロメートル以上の場所に移動し、職務を遂行するものをいう。

4. 旅費の種類を決めます

本規定の旅費の種類は、交通費、日当及び宿泊費用の三種類とする。
利用する交通機関は、鉄道、船舶、飛行機、バスとし、タクシーはやむを得ない場合に限り利用できるもととする。

5. 宿泊費用の限度額を決めます

出張による1泊あたりの宿泊費の限度額は、役員　10,000円、管理職　9,000円、一般社員　8,000円とする。

※宿泊費用の金額設定については明確な基準がありませんので、常識範囲内と判断できる費用を設定するようにしてください。

6. 日当の計算方法を決めます

日当は1日につき次に定める金額とし、出発の日から帰着までの日数によって計算する。
役員　3,000円、管理職　2,500円、一般社員　2,000円

※日当の金額設定については、国税庁が日当の上限を公表していませんので「社会通念上の常識範囲」という見解で金額を設定するようにしてください。

7. 出張手続きについて決めます

7-1出張の申請・承認

出張を命じられた者は所定の「出張申請書」に必要事項を記入し、所属上長に提出し、承認を受けなければならない。

7-2旅費の仮払い

出張旅費は「出張申請書」に基づき仮払いをすることができる。

7-3旅費の精算について

出張業務が終了した場合は、帰着後一週間以内に所定の旅費精算書を以って行うものとする。

上記が「出張旅費規程」を作成するうえでの最低限の事項になります。会社にとって必要な内容を追加し、会社にとって適正な規定の作成を作成しましょう。

参照条文）所得税法基本通達9-3　　消費税法基本通達11-2-1