災害時のいざという時、手元に連絡網やマニュアルが無ければ意味がありません。
連絡網とマニュアルをチャットワーク上に用意することでインターネットに接続さえ出来れば安否確認ができ、たとえ出勤できない状態でも在宅勤務の形に切り替え、各種業務のコミュニケーションを取ることが可能になります。
チャットワークを災害時に活用するメリット
- AmazonとGoogle のクラウド活用により、大きな災害時でもダウンしにくい。
- 各人にタスクを割り当てることができ、安否確認や業務確認が一目瞭然、在宅勤務も可能。
- メーリングリストでは誤解が生じやすかった報連相も、チャットではスムーズに解決。
連絡網やマニュアルをクラウドに用意することで安否確認や業務連絡がスムーズになります。チャットワークで災害緊急時のグループチャットを作成します。チャットワークではチャットの検索ができますので、「災害」「緊急」などのキーワードですぐに災害緊急時用のチャットを探すことが可能です。
グループチャットにはスタッフ全員を追加しています。
災害時には、「安否確認です。無事ならタスク完了してください」という内容でタスクを追加します。そうすることで、タスクを完了することで安否を簡単に確認することが可能です。
また、災害時のマニュアルをGoogle Drive の文書で作成し、右側の掲示板にURLを記載しておくとすぐに災害時のマニュアルを確認することが可能です。
同じようにスタッフの連絡先情報もGoogle Drive のスプレッドシートで管理することですぐに電話番号などを確認することが可能です。連絡先情報も同じようにチャットワークの右側の掲示板にURLを記載します。
またチャット上で、家族の安否などの確認をチャットワークで連絡をとりあうことも可能です。メールや電話は災害によって使えなくなる可能性があるため、このようにインターネット上のサービスの災害時活用が広まりつつあります。
参考資料：災害時のマニュアル
災害時での細かな取り決め・報告・連絡・相談などは、チャットワークで行います。
※直接チャットワークに書き込む環境が無い場合
マネージャーが電話等別の手段で状況を確認し、チャットワークに報告する。
マネージャーがチャットワークに書けない状況の場合は、幹部対応。
■ 人命・施設や資産の保護
１．チャットワークにて 「災害時のチャット」 を確認して下さい。
安否確認などのタスクがあれば、タスク完了をします。
ご家族に災害の影響がある場合も、状況を共有してください。
２．チャットワークにて情報共有
- 被災従業員の生活影響把握
- 交通機関や道路の状況把握
- 病院、ライフラインの状況把握
- 社内設備、各種サービス、社内システムの状況把握
３．主要取引先と連絡が取れるか確認する。
■ 業務の回復
- 当日と今後の業務への支障を確認し、チャットワークにて状況をマネージャーに報告、マネージャーは幹部へ報告。
- 顧客にどのような対応が必要か検討、チャットワークにて状況をマネージャーに報告、マネージャーは幹部へ報告。
- 出勤が難しいスタッフがいる場合は、マネージャーがチャットワークによるコミュニケーションを活用して在宅勤務で出来る業務の指示を出す。
「記事中の社名、製品名は各社の登録商標または商標です」
