事務的な作業が多いと、毎回同じ文章を使う機会も多いかと思います。
よく使う文章はテンプレートにして保存している方もいらっしゃると思いますが、今回は、Google Drive の文書を利用して、文章テンプレートを管理する方法をお伝えします。
Google Drive の文書を利用すると、文書内の見出しをクリックすると該当するテンプレートに移動することができ、効率的に引用したい文章テンプレートを見つけることが可能となります。
- Google Driveの文書を作成し、見出し部分と文章テンプレート部分を区分する
- 文章テンレプートの入力
- 見出し部分に目次を作成
- 文章テンプレートのタイトルを見出しにする
- 目次にテンプレートタイトルを反映させる
- 目次から文章テンプレートに移動する
以上の6ステップとなります。
では具体的な手順をみてみましょう。
1.Google Drive の文書を作成し、見出し部分と文章テンプレート部分を区分する
見出しの部分と文章テンプレート部分を区別するために「区切り線」をいれます。
[挿入] → [区切り線]を選択します。
上段は見出しとして、下段は文章テンプレート一覧として使用します。
2.文章テンプレートの入力する
区切り線より下段の部分に文章テンプレートを入力します。
タイトルを冒頭に入力し、一行あけて文章テンプレートを入力します。
3.見出し部分に目次を作成します
見出し部分に文字入力カーソルを置き、
[挿入] → [目次] をクリックすると目次が表示されます。
4.文章テンプレートのタイトルを見出しにする
テンプレートのタイトルをドラッグして選択し、
[表示形式] → [段落スタイル] → [見出し] → [見出し2]→ [「見出し2」を適用]を選択します。
タイトルが太字となり文字サイズが13となります。
文字サイズを変更したい場合は、メニューバーにあるフォントオプションから変更することが可能です。
5.目次にテンプレートタイトルを反映させる
先ほど選択したタイトルを目次に表示させるため、
目次の右側にある[今すぐアップデート]をクリックします。
目次に先ほど見出しをつけたタイトルが表示されます。
※目次への反映はタイトルに見出しをつける度におこなってください
6.目次から文章テンプレートに移動する
タイトルにマウスカーソルをあてるとリンクが表示されるので、リンクをクリックすると、見出しを貼ったタイトルのテンプレートに移動します。
以上で作業は完了となります！
このように文章テンプレート部分とタイトルを分けることによって管理が煩雑となりがちな文章テンプレートを簡単に管理することができます。
テンプレート数が増えてくると目次部分を「料金について」や「製品について」などのカテゴリに分けることでテンプレートを探す時間を短縮することができます。
ぜひ、テンプレート管理にはGoogle Drive の文書をご活用ください。
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